novembre 22, 2011

10 secrets pour bien réussir une conférence

J’ai toujours rêvé de publier ce type d’article, les 12 astuces pour, les 7 secrets de, les 15 choses à savoir à propos de, et surtout, mais là c’est réservé aux experts de haut-vol, les 10 tendances pour l’année prochaine (variante hors-catégorie: pour 2025).

Mais j’ignore comment on fait pour choisir le chiffre. Je veux dire, lequel est le plus vendeur ? 10 semble un bon départ (je l’adopte), 7 est très symbolique, et que dire de 12 ? 139, c’est un peu trop, en revanche (quoi qu’on en trouve : les 139 plugins wordpress que vous devez avoir (et maintenir)).

Donc 10 règles à suivre pour bien réussir une conférence (en tant qu’organisateur). Une conférence d’une journée, pour simplifier, et pour plus d’une centaine de participants. Ce sont des conseils avisés, fruits d’une longue expérience à la fois en tant qu’organisateur et participant. Jugez plutôt.

1. Choisissez les horaires avec soin

Il est primordial que les horaires soient choisis pour optimiser la gestion des participants sur les bornes d’accueil. En effet, rien n’est plus ennuyeux et source de perte de temps que d’avoir soudainement 150 participants sur une seule borne, même si cela peut faciliter les contacts (voir plus loin la gestion des contacts). Organisez-vous donc pour les voir arriver petit à petit, et vous éviter de mettre à disposition plusieurs bornes.

Vous ferez donc en sorte de démarrer la conférence une demi-heure avant le premier train arrivant dans votre ville.

Sachez ajuster en fonction de la distance de la salle à la gare. Si la salle est à une demi-heure de la gare par tous les moyens de transports possibles, vous pouvez faire démarrer la conférence à l’heure d’arrivée du premier train. Allez savoir d’ailleurs s’il va arriver à l’heure !

Raffinez en faisant la même chose le soir. Une table-ronde de restitution des travaux de la journée qui se termine 15mn après le dernier train est toujours très suivie.

2. Faites gagner du temps aux participants

Ayant réussi à étaler sur 3/4 d’heure les enregistrements des participants, ne leur faites pas plus perdre de temps. Qu’ils rejoignent directement les travées de la salle, sans passer par la case vestiaire, que vous n’aurez pas organisé (ce qui fait une économie également en personnel).

Chacun gérant sa valise et son manteau (en plus de son portable et son parapluie), tout le monde pourra repartir directement le soir sans avoir à faire la queue une deuxième fois au vestiaire.

Compléments possibles : le repas du midi pris dans une salle de restaurant à deux pâtés de maison ; le buffet de midi pris dans une salle où aucun mur n’est libre pour poser ses affaires.

3. Laissez-les se concentrer sur les conférenciers

Choisissez une salle qui interdise toute perturbation extérieure. Les ondes sont mauvaises pour la santé et la concentration, et Internet est particulièrement dangereux. Il ne faudrait pas que les participants puissent lire des mails, aller sur Wikipedia vérifier chercher de l’information sur ce que le conférencier vient de dire, ou pire, twitter.

Un amphithéâtre sous-terrain, installé dans une cage de Faraday, devrait faire l’affaire. Vérifiez bien qu’aucun réseau 3G ne passe, et rappelez en début de conférence qu’il faut éteindre les mobiles. Vous pouvez même carrément les interdire.

Ne mettez pas de Wi-Fi. C’est cher, et c’est encore plus dangereux que la 3G. Vous ne voudriez pas vous retrouver avec 200 esprits échauffés aux micro-ondes ?

Si vous devez tout de même mettre du Wi-Fi, parce que par exemple votre conférence porte sur « Internet en 2025 », appliquez strictement la loi. Chaque personne doit être identifiée précisément, en s’inscrivant via un SMS qui lui permet de recevoir, par SMS aussi, le code d’accès à 10 chiffres et lettres et symboles mnémotechniques, genre aZt5uh!rHv, nécessaire pour franchir le portail web.

Bien sûr, si les SMS arrivent.

Laissez votre créativité s’exprimer. Le code d’accès peut également arriver par mail, mail que les participants pourront relever pour accéder au portail web, une fois qu’ils auront internet.

Une fois connectés, faites-en sorte qu’un timeout astucieux, de 2 minutes, les déconnecte. Nous ne voudrions pas, en effet, que les participants utilisent la bande passante pour rien (qui doit être partagée; chacun son tour).

Choisissez cette méthode de portail qui fait que tous les onglets des navigateurs de vos participants se trouve affectés par ce passage obligé. Les URLs précédentes ne devront pas être retenues (allez savoir de quel type de pages il s’agissait), et le participant pourra donc utiliser n’importe lequel de ses onglets pour se connecter, et ses yeux pour pleurer sur son historique de navigation.

Bloquez tous les réseaux sociaux.

4. Soyez développement durable

Choisissez également une salle energy free. Le courant doit être réservé à l’usage exclusif des petites lampes qui guident dans les escaliers. Les lumières seront éteintes pour que les participants regardent vers la scène.

Si malgré cela vous ne trouvez que des salles où l’aspirateur est passé une fois par semaine, choisissez celles où les prises pour aspirateur sont tout en haut ou tout en bas, et au nombre de 4 maximum, et à 4 mètres minimum des premiers sièges. Admonestez sévèrement toute personne qui tenterait de mettre un câble pour recharger son portable (épuisé au bout de 30 minutes par la recherche d’ondes Wi-Fi), au motif qu’un accident est si vite arrivé. Tombez vous-même sur le câble (et le portable) pour illustrer vos propos.

Si des prises sont présentes en nombre, trouvez le tableau de disjoncteurs et coupez le courant.

N’installez jamais de prises multiples dans les rangées : le gros scotch est mauvais pour le parquet, et les assurances ne suivront pas en cas de chute. Et puis que feriez-vous après de toutes ces rallonges ?

5. Provoquez les contacts entre participants

Si vous avez fait une conférence pour 200 personnes, c’est bien parce que votre sujet est intéressant et qu’ils seront nombreux à répondre présents. Favorisez les rencontres en obligeant les gens à aller les uns vers les autres.

Fournissez des badges avec les prénoms et noms des intervenants en petit au-dessus de la liste impressionnante des logos des partenaires en gros. Laissez-les ajouter leur entreprise s’ils pensent que ce n’est pas confidentiel et s’il reste de la place (au dos). Provoquez les rapprochements avec des badges de 5cm sur 4 qu’on ne peut lire qu’à 20cm. Ne fournissez pas de système d’accroche, vous ne les reverriez pas. Ou bien avec une épingle, ça tient mieux, et il y a toujours un trou de prêt dans le chemisier ou la veste, souvenir d’une conférence antérieure.

N’allez pas mettre leur identifiant twitter, qui utilise twitter aujourd’hui ? (à ce propos, les tweet walls, c’est une mode qui passera, croyez-moi)

Si vous fournissez une mallette avec les brochures touristiques des 200 communes avoisinantes et les journaux des 8 partenaires presse, soyez sympa avec vos participants qui ont aussi leur valise avec eux et ne la chargez pas plus. Inutile donc de fournir une liste des participants, surtout si elle comporte des adresses mails, les spams sont si vite arrivés.

6. Faites confiance à vos intervenants

Vous avez choisi vos intervenants avec soin. D’ailleurs, ne les avez-vous pas vu vous-même plusieurs fois intervenir (ces 15 dernières années, sur ce sujet précis, avec la même présentation) ? Sachez qu’ils font cela tous les jours, et ont des lentilles spéciales qui projettent le timing de leur intervention directement sur leur cornée. Jamais ils ne débordent.

Ne leur demandez pas de vous fournir leurs transparents quelques jours à l’avance, ils les finissent dans le train du matin pour intégrer les tous derniers chiffres de l’OCDE. N’allez surtout pas installer ces présentations sur le portable de la salle, vos intervenants travaillent sous mac et viendront avec leurs propres machines. Vérifiez au moment où ils entrent en scène s’ils ont bien le raccord vidéo spécial.

Sachez invoquer l’effet démo.

Toutes les vidéos ont « marché avant ».

C’est la régie qui doit piloter les transparents, car le pupitre du conférencier ne peut pas supporter ni clavier ni souris, à cause de la bouteille d’eau (les conférenciers ont toujours soif pendant leur intervention). Les infrarouges étant dangereux, aucune télécommande n’est disponible. Bluetooth c’est mal. Chaque geste de l’intervenant devra être interprété comme signifiant « passez au suivant ». Comme de toute façon il n’y a pas de retour vidéo, c’est à la salle de se manifester pour expliquer à l’intervenant qu’on est arrivé au dernier transparent depuis 5 minutes.

Une présentation doit se faire soit sans transparents (pour faciliter la prise de notes, surtout si le courant passe, c’est-à-dire, si la salle est allumée), soit avec des transparents très chargés. Mais ceci est une autre histoire, à raconter une autre fois, et nous faisons confiance aux intervenants, n’est-ce pas ?

slideshare est un danger pour la démocratie. Si vous demandez que les présentations de vos intervenants soient publiées en ligne, qui sait si un jour quelqu’un ne pourrait pas les réutiliser ? Un autre intervenant, par exemple ? Le public ? Des gens qui ne se sont pas inscrits ?

Sinon, mettez les présentations dans des actes papier. 6 transparents par page, avec les lignes pour prendre des notes, c’est très bon. Mieux encore, avec les versions d’il y a un mois des transparents (vous êtes prévoyant, les délais d’impression c’est long), avant que l’intervenant ne réorganise tout.

7. Faites un événement exceptionnel

Ne faites aucun enregistrement audio ou vidéo de votre conférence. Il fallait être là, point.

Ne streamez pas votre journée. Vous avez entendu qu’Hadopi 4 allait interdire le streaming, ne vous mettez pas hors la loi.

8. Mettez en valeur vos intervenants

Ils sont venus, souvent la veille en avion, vous les avez logés dans un hôtel, ils maîtrisent un sujet primordial. Devant eux, le public n’y connaît probablement pas grand chose encore, et puis ils sont trop nombreux.

Ne mettez pas de micro dans la salle pour les questions. Personne ne sait de toute façon comment les allumer, et une fois allumés, personne ne sait les éteindre, et ça larsene. C’est aux intervenants de parler, et mettez-en 10 par table ronde. Le public pourra ainsi mieux suivre leurs échanges, et il y en aura toujours un pour poser la question que l’on aurait tant aimer poser.

À propos : ja-mais de chevalets sur les tables rondes, ils sont trop petits, on n’arrive jamais à lire le nom des gens, qui d’ailleurs s’assoient n’importe où. Réveillez le public en l’obligeant à chercher les noms dans le programme et à deviner qui est qui. Ayez au moins 3 intervenants avec le même prénom et montrez que vous êtes intimes en utilisant leur prénom.

Si quelqu’un se lève pour poser une question, avec une voix de stentor évitant l’usage des micros, ne lui demandez pas de dire qui il est, cela pourrait être trop long. Si l’on voulait savoir qui il est, il serait intervenant sur scène…

Si quelqu’un se lève pour poser une question, avec une voix fluette, ne répétez-pas la question. L’intervenant a très bien entendu, d’ailleurs il a une réponse toute prête, et le reste du public est équipé d’oreilles bioniques.

9. Rythmez la journée

Une intervention est soit trop longue, soit trop courte. Partant de ce principe, évitez à tout prix la durée idéale de « 20 minutes + 5 minutes de questions », qui laisse 5mn de pied de pilote pour les aléas qui n’arrivent qu’aux autres et permet des créneaux mémorisables de 30mn. Soyez créatifs et donnez 45 minutes au partenaires pour introduire la journée (soyez sympa, certains font exprès d’arriver en train le matin, et pourront donc se faire remarquer en s’installant avec leur valise au milieu du discours du maire), et 10 minutes à celui qui fait l’état de l’art.

Permettez aux 200 participants de faire une pause méritée après les 3 tables-rondes de 50mn du matin. Donnez 10mn de pause, ce qui est le temps amplement nécessaire pour permettre à une salle de 200 personnes de s’évacuer et de se remplir. Les toilettes doivent être au nombre de 3, et 3 étages en-dessous. Organisez une course dans les couloirs, c’est bon pour la santé.

Aucun rapport, mais pensez également au repas. Les gens ne sont pas venus pour manger, mais pour une conférence. Ne mettez qu’une seule table de buffet, pour qu’il n’y ait pas trop d’éparpillement, et ne soyez pas trop généreux sur la qualité, budget oblige. Respectez l’heure de la sieste et le premier intervenant de l’après-midi, gardez le café pour la pause de 18h.

10. Règle d’or : soyez unique.

Ne faites pas comme les autres conférences et ne répétez pas leurs erreurs. Préparez votre événement derrière votre bureau, n’allez surtout pas voir comment les autres font, c’est très risqué. Certains ont même fini ainsi par mettre du courant dans les travées, et même (âmes sensibles et sujettes aux acouphènes, sautez cette phrase), du Wi-Fi.

Ne donnez pas rendez-vous à l’année prochaine. D’ailleurs, laissez partir les participants sans un petit mot de conclusion, car ils ont un train à prendre.

Personne ne remplit les fiches de satisfaction en partant, donc n’en proposez pas. Ou mettez-en une dans la mallette, mais n’en parlez pas.

Comme vous n’avez jamais demandé les adresses mail des participants (vous ne voulez pas être accusé de spam), si jamais vous décidez de reproduire le même événement l’année prochaine, n’oubliez pas que les journaux existent pour annoncer votre manifestation. Vous pourrez ainsi renouveler votre public, tout en gardant les mêmes sujets. N’utilisez jamais les réseaux sociaux pour faire connaître votre événement, car le marketing viral, c’est mal, c’est quand-même des virus, non ?


Et vous ?

Quelles sont vos astuces pour rendre une conférence parfaite à tout point de vue ? Partagez votre expérience (vous pouvez laisser un commentaire, ou envoyer votre contribution par fax).

Les commentaires sont fermés.